学校施設開放予約システムに関するよくある質問と回答

Q1．学校施設を利用するには？

Q2．団体登録をするには？（ 名簿作成 ）

Q3．団体登録をするには？（ 電子申請サービス ）

Q4．電子申請サービスでファイルを添付できない場合はどうすればよいですか？

Q5．【 団体登録 】パソコンで名簿を作成できない場合は？

Q6．ダウンロードしたExcel形式の登録者名簿ファイルを開いた際に「注意－インターネットから入手したファイルは、ウィルスに感染している可能性があります。・・・」と表示され、編集できない場合の対処方法

Q7．【 団体登録 】電子申請サービスにおいて、 名簿や団体規約を添付できない場合は？

Q8．【 団体登録 】パソコンを持っていませんが、利用できますか？

Q9. 【 団体登録 】【 オンライン予約 】 パソコン・スマホ・タブレットを持っていない場合は？

Q10. 【 団体登録 】【 オンライン予約 】 チームを男女別や競技レベル別に分けています。メールアドレスが複数必要ですか？

Q11．【 団体登録 】【 オンライン予約 】メールが届かない場合は？

Q12．「まちかぎリモート」のログインパスワードの設定方法は？

Q13．「まちかぎリモート」へのログイン方法は？

Q14．「まちかぎリモート」へログインしようとしたら、【トークンは有効ではありません。】と表示されました。どうすれば良いですか？

Q15．「まちかぎリモート」で空き状況を確認するには？

Q16．「まちかぎリモート」で施設を予約するには？

Q17．「まちかぎリモート」で予約状況を確認するには？

Q18．「まちかぎリモート」で施設予約をキャンセルするには？

Q19．「まちかぎリモート」で暗証番号を確認するには？

Q20．スマートロックの解錠方法は？

Q21．施設利用方法を確認するには？

Q22．「まちかぎリモート」でお知らせの確認をするには？

Q23．「まちかぎリモート」で利用報告するには？

Q24．小・中学生中心の団体ですが、 付き添いの保護者が体育館に入ってもいいですか？

Q25．小・中学生中心の団体ですが、 付き添いの保護者の名簿の提出は必要ですか？

Q26. メンバーのレベルに応じたチーム編成です。 上位のメンバーは、下位のチームにも属しています。 問題ありますか？

Q27．他の団体と練習試合は可能ですか？

Q28．いつまでにキャンセルすればよいですか？

Q29．なぜ利用開始時刻の49時間前までにキャンセルする必要があるのですか？

Q30．キャンセルした場合、利用枠は復活しますか？

Q31．キャンセルした場合、利用報告は必要ですか？

Q32．予約していたのにキャンセルされました。どうしてですか？

Q33.利用上のルールを教えてください。

Q34．ペナルティはありますか？

Q35．学校の備品は使用できますか？

Q36．学校施設や備品を壊してしまいましたが、どうすればよいですか？

Q37．開放の期間や時間を教えてください。

Q38．利用申込の制限はありますか？

Q39．【小・中学生メインの団体】です。利用申込の期間を教えてください。

Q40．【大人メインの団体】です。利用申込の期間を教えてください。

Q41．「まちかぎリモート」にアクセスしましたが、画面が切り替わりません。

Q42．小・中学生を主体とした団体でも予約できるのは3か月先までのはずなのに、それより先の期間に「空き枠なし」と表示され、既に予約が入っているのはなぜですか？

Q43．施設利用時の事故等の対応について教えてください。

Q44． 学校施設開放に関する電話相談は？

Q45．「まちかぎリモート」をスマホのホーム画面に表示する方法はありますか？

Q46．「まちかぎリモート」をタブレットのホーム画面に表示する方法はありますか？

Q47．スマートキーボックスはどこにありますか？

Q48．スマートキーボックスの開け方と閉め方は？

• 【新】学校施設開放予約システムについてご案内

A．団体登録をしていただく必要があります。

• インターネットで「八戸 学校開放」と検索します。
• 「【新】学校施設開放予約システムについてご案内」を選択します。

• 登録者名簿（様式・記入例）（Excel ファイル）を 右クリックしてダウンロードします。

• 記入例を参考に名簿を作成して保存します。

↓↓↓記入例↓↓↓

• ↓↓↓登録者名簿様式↓↓↓

• インターネットで「八戸 電子 学校開放」と検索します。
•  「【青森県八戸電子申請サービス】利用者管理：利用者ログイン」を選択します。

• 「電子申請サービス」を選択すると、
• 「八戸市電子申請・届出システム」が表示されます。
• 「利用者登録せずに申し込む方はこちら」を選択

• 「同意する」を選択

• 「メールアドレス」を入力します。
• 「完了する」を選択します。

• 次のメールを確認します。
• メールの件名：【連絡先アドレス確認メール】
• メールアドレス：city-hachinohe-aomori@apply.e-tumo.jp

• 届いたメールを開きます。
• 「◆パソコン、スマートフォンはこちらから」につづく、
• (注意)お使いの機器によっては、「 サイトを開く 」を選択する必要がある場合があります。

• 必要事項を入力します。
• 「確認へ進む」を選択します。

• 必要事項を入力します。

• 名簿を添付する場合

• 規約を添付する場合

• ファイルの添付が完了した場合の表示例

• 名簿や規約を添付しない場合

● 規約を添付しない場合は、以下の活動内容について、必要事項を入力し、「確認へ進む」を選択します。

• 団体の目的：クラブ員の健康増進
• 活動内容（種目等）：バレーボール
• 会員（対象者）等：同僚
• 会費の有無（有る場合は金額 例：年額1万円、月額500円等）：なし
• 指導、コーチ（担い手）について：2名
• その他

• 入力内容を確認して、「申込む」を選択します。

• これで、「電子申請サービス」の操作は終了です。

• 「メール」を選択します。次のメールを確認します。
• メールの件名：【申込完了通知メール】
• メールアドレス：city-hachinohe-aomori@apply.e-tumo.jp

• 届いたメールを開きます。
• 「整理番号」・「パスワード」を確認します。

• 電子申請システムにおいて、名簿や規約を添付できないなどのお問合せが増えております。
• 添付できなかった場合には、郵送又はご持参いただくか、八戸市学校施設開放専用メールアドレスまで、
  gakko_kaihou@city.hachinohe.aomori.jp
  Eメールで御提出ください。
• また、お手元に登録者名簿用紙がある場合には、手書きの名簿をスマートフォンなどで撮影し、ご提出いただくことも可能です。
• 名簿に「必要事項が書かれていない。」など、書類になんらかの不備がある団体様には、再提出に関するご案内を随時送らせていただきます。
• なお、メールの件名には、必ず【 団体名 】の記入をお願いします。

• 「2．団体登録をするには？（名簿作成）」を参考にして、PDFファイルをダウンロード後に印刷して、必要事項を御記入の上、下記のあて先まで郵送または御持参ください。
• また、手書きの名簿を撮影し、電子申請サービスで送付いただくか、下記のメールアドレスに送付いただくことも可能です。

• 下記記載のとおり、教育総務課までお越しください。
• お越しいただく際は、電話かメールで、相談内容を事前に御連絡ください。
• なお、メールを御利用の際は、件名に必ず【 団体名 】の記入をお願いします。

－ 記 －

〒031-8686 八戸市内丸一丁目1－1
市役所本館5階 教育委員会 教育総務課 学校施設G
電話：0178-43-2314
八戸市学校施設開放専用メールアドレス

gakko_kaihou@city.hachinohe.aomori.jp

注意事項

• 当ホームページ上に掲載しているExcelファイルは、御利用の環境により、ダウンロード後に編集できない場合があります。

• その場合は、当ホームページから取得したファイルであることを確認した上で、必要に応じて編集を有効にする操作を行ってください。

• ただし、この操作を安全性が確認できない他のファイルに対して行うと、セキュリティ上の危険が生じるおそれがあります。

• 利用者様 御自身の責任において慎重に御対応いただくとともに、当該操作により生じた損害等について、市は責任を負いかねますので、あらかじめ御了承ください。

ダウンロードしたファイルを閉じて、ファイルを右クリックします。

メニューから「 プロパティ 」を選択します。

【セキュリティ：このファイルは他のコンピューターから取得したものです。このコンピューターを保護するため、このファイルへのアクセスはブロックされる可能性があります。】について【 許可する 】にチェックを付けます。

登録者名簿が編集できるようになります。

• 電子申請サービスでファイルを添付できなかった場合には、メール、郵送又は御持参ください。
• なお、メールを御利用の際は、件名に必ず【 団体名 】の記入をお願いします。

－ 記 －

〒031-8686 八戸市内丸一丁目1－1
市役所本館5階 教育委員会 教育総務課 学校施設G
電話：0178-43-2314
八戸市学校施設開放専用メールアドレス

gakko_kaihou@city.hachinohe.aomori.jp

• 「八戸市電子申請サービス」は、スマホやタブレットでも御利用いただけます。
• 登録者名簿（ P.1 ）を手書きで作成していただく必要があります。
• 登録者名簿の用紙をお渡ししますので、市役所本館5階 教育総務課学校施設Gまでお越しください。

• 代表者がオンライン予約をすることできない場合は、団体の中で連絡担当者を選任して、システムを御利用ください。
• 団体の中に、オンライン予約が可能な方がいない場合は、市役所本館5階 教育総務課学校施設Gの窓口へお越しください。

• 団体の数だけ、メールアドレスが必要です。
• 「まちかぎリモート」の仕様上、メールアドレスの重複も出来ない形となっております。
• Gmailでしたらエイリアスで、一つの Google アカウントで複数のメールアドレスを利用できるので、代表が複数の団体を管理されている場合は、Gmailを用いた運用をお願いいたします。
   
• Gmail のメール エイリアスとは
  ◆【 https://www.android.com/intl/ja_jp/articles/393/ 】より引用
   
• Gmail のメール エイリアス（予備のメールアドレス）とは、一つの Google アカウントで複数のメールアドレスを利用できる機能です。
• すでに持っている Gmail のアドレスの「@」の前に、「+（半角プラス）」を付けて任意の文字列を追加すれば、別のメールアドレスとして利用できるため、新しく Google アカウントを作成しなくても複数のメールアドレスを一元的に管理できます。
• メール エイリアスのアドレスに使用できる文字は、アルファベット（a～z）、数字（0～9）、ピリオド（.）です。アドレスを作成する際は、分類したいカテゴリにあわせた英単語や覚えやすい数字を、「+」の後ろに追加するとよいでしょう。

 ● 迷惑メール除外設定により、メールを受信できない可能性があります。

 ● 八戸市学校施設開放をご利用いただくには

• 「八戸市電子申請サービス」
• 「まちかぎリモート」

    これらの2つのシステムをご利用いただくことになります。

    それぞれのシステムからの各種メールがご利用者様に届くため、
    迷惑メールから除外して頂く設定が必要となります。

    各キャリア（ ソフトバンク / NTT ドコモ / au など ）の迷惑メール設定で

• 「@apply.e-tumo.jp」
• 「@machikagi-remote.jp」

    のメールが受信できるように設定を行ってください。
 

 ● ご利用中の端末にて、メールの受信設定を確認し、迷惑メールの除外設定をご利用ください。

    ■ソフトバンク

https://www.softbank.jp/mobile/support/mail/antispam/email-i/white/

    ■NTTドコモ

https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/spmode/domain/

    ■au

https://www.au.com/support/service/mobile/trouble/mail/email/filter/detail/domain/

詳細はお近くの携帯ショップにお問い合わせください。

• 「まちかぎリモート」への2回目以降のログインは、こちらからアクセスしてください。
  https://city.hachinohe.aomori.machikagi-remote.jp/users/sign_in

• 「まちかぎリモート」へログインする際に、【トークンは有効ではありません。】と表示された場合は、すでにパスワードの設定が完了していますので、【 ログイン画面に戻りますか？_戻る 】からログイン画面に戻って、ログインしてください。

• 「まちかぎリモート」への2回目以降のログインは、こちらからアクセスしてください。
  https://city.hachinohe.aomori.machikagi-remote.jp/users/sign_in

↓↓↓「まちかぎリモート」のTOPページから確認する場合はこちら↓↓↓

https://city.hachinohe.aomori.machikagi-remote.jp/

例：八戸小学校の場合

これらの情報は、利用する学校の体育館の入り口付近にも掲示しています。

• https://city.hachinohe.aomori.machikagi-remote.jp/

【 報告内容 】

• カギの施錠
• 照明や冷暖房機器の電源オフ
• 忘れ物の有無
• 窓の施錠
• 利用人数

• 付き添いの保護者の方が、体育館に入場いただくことは問題ありません。
• ただし、保護者の方が主体的にプレーに参加するなど、競技を行うことはできません。
• 小・中学生を中心とした団体には、児童生徒のスポーツ活動の機会を確保する観点から優先予約を認めているため、保護者の方は見守り等の範囲での入場をお願いしています。
• そのため、保護者の方が主体となって競技を行うような御利用は、御遠慮ください。
• なお、保護者の方の主体的な御利用が確認された場合には、優先予約の対象外となるほか、場合によっては施設利用の制限等のペナルティの対象となることがあります。

• 付き添いの保護者の方の名簿の提出は、必要ありません。
• ただし、保護者の方が主体的にプレーに参加するなど、競技を行うことはできません。
• なお、保護者の方の主体的な御利用が確認された場合には、優先予約の対象外となるほか、場合によっては施設利用の制限等のペナルティの対象となることがあります。

• 問題ありません。

• 団体登録済みの団体であれば、練習試合を行うことは可能です。
• まちかぎリモートで利用予約をする際に、行事名として、「練習試合」と記入してください。
• 団体登録されていない団体は、入場できません。
• 利用予約は代表で1団体が行ってください。
• ただし、事故等の賠償責任、利用に関するペナルティは、利用予約を行った団体に課されます。
• 事故等が発生しないよう、安全に御利用ください。

• 利用開始時刻の49時間前までにキャンセル処理をお願いします。

• 「暗証番号」は利用開始時刻の48時間前に発行されます。
• そのため、その後のキャンセル処理は施設管理上支障が生じるほか、他の利用希望団体に御利用いただくことが難しくなります。
• このため、円滑な施設運営と公平な利用機会の確保のため、キャンセルは暗証番号発行前の利用開始時刻49時間前までとしております。

• 利用開始時刻の49時間前までにキャンセル処理をした場合は、利用枠が復活します。
• 当該時刻を過ぎた場合、利用枠を消費することになります。

• 利用開始時刻の49時間前までにキャンセル処理をした場合は、利用報告は不要です。
• 当該時刻を過ぎていた場合、利用報告が必要です。
  この場合は、人数とキャンセルした理由を報告してください。

• 教育委員会及び学校施設管理者が学校施設開放の予約をキャンセルする場合の主な理由は、次のとおりです。

1. 学校行事等において支障がある場合
2. 災害発生時の避難所として開放する必要が生じた場合
3. 選挙の投票所として開設する必要がある場合

• このほか、12月29日から翌年の1月3日までの期間においても開放を行いません。

【 利用上のルール 】

1. 利用許可を受けた団体以外の団体に権利を譲渡、転貸しないこと。
    
2. 利用時には必ず18歳以上（高等学校等の在籍者を除く。）の責任者を置くこと。
    
3. 複数の登録団体で練習試合等を行う場合は、代表の1団体が利用申請し、利用に係る一切の責任を負うこと。
   なお、システムにて予約する際に「使用目的」欄に「練習試合」を行う旨、記入すること。
    
4. 利用許可された場所以外に立ち入らないこと。
    
5. 屋内では、上履きに履き替えること。
    
6. 利用開始時の準備は開始時間以降、終了時の片付けは終了時間までに行い、利用許可時間外の利用をしないこと。
   また、利用後は、学校敷地内から速やかに退出すること。
    
7. 騒音防止を徹底し、近隣住民に迷惑をかけないこと。
    
8. 駐車場を利用するときは、決められた場所に車を止め、他の車の通行を妨げることのないように安全に配慮すること。
   自動車等の校庭への乗り入れ及び駐車は原則禁止。
    
9. 学校の敷地内で喫煙をしないこと。
    
10. 水分補給以外は、原則、飲食をしないこと。
     
11. 使用した道具や備品等は、元の場所に戻すこと。
     
12. 利用後は、トイレ、器具庫等を含め使用した場所を清掃し、ごみは持ち帰ること。
    ただし、体育館フロアは水拭きせずに、備付けのモップ等で乾拭きすること。
     
13. 責任者は、上記のほか鍵の閉め忘れ、照明の消し忘れ、窓の閉め忘れ、トイレの清掃、ごみ拾い等、全て確認してから退出すること。
     
14. 校庭利用後は、レーキやトンボなどで整地すること。
     
15. 雨で校庭がぬかるんでいるときは、使用しないこと。
     
16. 施設利用中にけが、盗難、その他の事故が発生したときは、教育委員会の責めに帰すべき場合を除き、その責めを負うこと。
     
17. 学校施設又は設備を損傷し、又は滅失した場合は、教育委員会の指示に従ってこれを原状に回復し、又はその損害の賠償をすること。
     
18. 八戸市小学校スポーツ活動・中学校運動部活動の指針に準じ、適切な休養日、活動時間に配慮すること。
     
19. 上記のほか、学校ごとに定めるルールを遵守すること。

【 参考 】八戸市小学校スポーツ活動・中学校運動部活動の指針より抜粋

• 小学校期におけるスポーツ活動は、週あたり2日以上の休養日を設定する。
  平日は1日以上、週末のいずれかを休養日とする。
  平日の活動時間は、2時間以内とする。週末の活動時間は、3時間以内とする。
   
• 中学校期における運動部活動は、週あたり2日以上の休養日を設定する。
  平日は1日以上、週末のいずれかを休養日とする。
  平日の活動時間は、2時間程度とする。週末の活動時間は、3時間程度とする。

• 【利用上のルール】を踏まえた上で、守られない場合、以下の使用停止措置を執り行います。
• 違反等の指摘があった際には関係者（利用団体・学校管理者・指摘者等）に聞き取りを行い教育委員会が判断します。

【 ペナルティルール 】

• 3点累積時、1か月間予約停止（執行されるまでに申請した予約は利用可能）
• 1か月予約停止後、点数はリセットされる。
• 累積された点数（1点、2点）については、最後の点数加算日から1年経過後リセットされる。

【 ペナルティ判断基準 】

禁止事項・・・点数
(ア) 団体間で利用権利の譲渡、転貸した場合・・・・・・3点
(イ) 予約申請の無い時間に無断利用・・・・・・・・・・1点
(ウ) 地域住民からの苦情・・・・・・・・・・・・・・・1点
(エ) 備品の盗難や故意による施設や備品の破損・・・・・3点
(オ) 虚偽の申告により、団体登録を行っていた場合・・・3点
(カ) 施設の窓や扉等が未施錠の場合・・・・・・・・・・1点
(キ) その他、目に余る行為等により処分相当と判断した場合・・・1点～3点若しくは登録取消

• 学校備品の使用については、体育館備え付けのバスケットゴール、バレーボールの支柱・ネット、卓球台、バドミントンの支柱・ネットなど、「使用禁止」表示がないものに限り、使用できます。
   
• なお、各種競技用ボールにつきましては、使用禁止です。
   
• その他活動に必要な備品や道具等は、原則として、各団体で用意するようにしてください。
   
• 使用できる備品については学校ごとに異なります。

• 学校備品を破損・故障させた際は、学校教育に支障をきたす恐れがありますので、次の平日のお昼までに必ず教育総務課（0178-43-2314）まで御連絡ください。
• 破損や故障の連絡がなく、原因者が特定できない場合は学校施設開放を停止する場合があります。
• 万が一、利用者による破損や故障が生じた場合は、原因者負担となります。
• 教育総務課の指示を仰ぎ、利用者の責任で速やかに原状回復してください。

利用者が対応する事例

• 利用者の誤った使用による学校備品の故障、破損
• 利用者が投げた又は蹴ったボールによる、窓ガラスや壁面の損傷等、利用者の起因による施設や備品等の損傷、破損（通常利用の範囲内であり、かつ経年劣化によりやむを得ない場合を除く）

• 学校施設開放の期間及び時間は、原則、次のとおりとします。
• ただし、開放校の事情により、開放期間及び開放する時間を変更する場合があります。
• なお、学校ごとの詳細はこちらをご覧ください。
• 開放校・開放施設（体育館や校庭等）・開放時間・実施可能競技(PDFファイル:524.4KB)

開放施設・・・・開放期間・・・・・・・・・開放する時間

体育館・・・・・4月から翌年3月まで・・・・19時から21時まで

柔剣道場・・・・4月から翌年3月まで・・・・19時から21時まで

校庭・・・・・・ 4月から11月までの土・日・祝日・・・
・・・8時から18時までのうち、愛好会・部活動・地域クラブ等の活動時間以外の時間

• 学校施設開放の利用申込の制限は、次のとおりとします。
  ひと月当たりの予約上限数は、1団体当たり12枠までとなります。

• 学校施設開放の利用申込の期間は、次のとおりとします。
  利用希望日の属する月の3か月前の1日から3日前までとなります。

• 学校施設開放の利用申込の期間は、次のとおりとします。
  利用希望日の属する月の2か月前の1日から3日前までとなります。

• 翌月以降の予約開始日の毎月1日は、アクセスが集中し、画面が切り替わるまで時間がかかったり、繋がりにくくなったりする場合があります。
• その場合は、しばらく時間を空けてから、あらためてアクセスをお試しください。
• 御不便をおかけしますが、御理解と御協力のほど、よろしくお願いいたします。

• 学校側が同システムを利用していることによるものです。
• また、学校施設開放事業は、学校教育に支障のない範囲で行っていることから、学校行事等が優先となり、学校側は年間を通じて予約できる仕組みとなっております。
• 従いまして、3か月以上先の予約は、そのような学校の利用による表示であり、システム上の不具合等によるものではございません。

1. 利用中のけが、事故及び盗難などについて八戸市は責任を負いかねますので、安全確保や保険への加入は利用団体で対応してください。
    
2. 利用中に生じた事故は、利用団体の責任で対応してください。
   また、緊急車両を依頼する事故等が発生した場合は、依頼後、
   教育総務課（0178-43-2314）若しくは
   八戸市代表（0178-43-2111）に報告してください。
    
3. 学校施設や学校備品、樹木、フェンス、床等を破損しないよう活動してください。
   利用時に学校施設や備品を破損・故障させた場合は、経年劣化を伴うもの等の利用者の責に帰することができない事由による損傷を除き、利用団体に原状復帰（弁償）していただきます。
   施設に破損等が生じた場合は、
   次の平日のお昼までに必ず教育総務課（0178-43-2314）までご連絡ください。
    
4. 施設利用中に近隣住民から苦情等があった場合は、団体代表者若しくは利用責任者が誠意をもって対応してください。
   また、内容について次の平日のお昼までに教育総務課（0178-43-2314）までご連絡ください。

• できる限り、電子メールでの御相談に御協力をお願いいたします。
• 学校施設開放専用メールアドレスは、
• 『gakko_kaihou@city.hachinohe.aomori.jp』となります。
• 御回答まで、数日お待ちいただく場合がありますので、予め御了承ください。
• なお、窓口へお越しいただく場合は、必ず事前予約をお願いします。
• また、窓口対応の事前予約につきましては、
• 学校施設開放担当直通電話「 0178-43-2314 」へ御連絡ください。
• 窓口での対応には時間が掛かりますので、時間に余裕を持ってお越しください。

【 御注意 】

• ここに掲載している内容はあくまでも参考です。
• 御覧になっている機種やOSのバージョンなどで大きく見た目が異なりますので、御注意ください。
• 操作に当たっては、御自身の責任において行って下さい。

• 体育館入口近くに設置してあります。柔剣道場の鍵も同じキーボックスに格納されています。

↓↓↓igloohomeの解錠、施錠の動画はこちらです。↓↓↓

igloohome：解錠(動画ファイル:9.4MB)

igloohome：暗証番号を間違えたとき(動画ファイル:13.7MB)

igloohomeの施錠(動画ファイル:5.7MB)

↓↓↓RemoteLockの解錠、施錠の動画はこちらです。↓↓↓

RemoteRock：解錠(動画ファイル:9.1MB)

RemoteRock：施錠(動画ファイル:7.1MB)