八戸地域広域市町村圏事務組合消防文書編集保存規程
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（昭和53年７月１日消防長訓令第５号） |
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改正 |
平成19年３月30日消防長訓令第15号 |
平成25年３月28日消防長訓令第５号 |
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平成29年３月21日消防長訓令第３号 |
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（この規程の趣旨）
第１条 この規程は、八戸地域広域市町村圏事務組合消防本部、消防署、分署及び分遣所の文書の的確な整理及び保存を図るため、その編集及び保存について必要な事項を定めるものとする。
（文書整理の原則）
第２条 文書は、この規程に定めるところにより、完結した順に常時整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、常にその取扱いの経過を明らかにしておかなければならない。
（文書管理単位）
第３条 消防本部の課及び消防署をそれぞれ文書管理単位とする。
（総務課長の責務）
第４条 総務課長は、消防本部及び消防署における文書の管理がこの規程によって処理されるよう常に留意し、文書の処理及び整理状況等について指導するものとする。
（文書主任の設置）
第５条 消防本部総務課に文書主任を置く。
２ 文書主任は、消防本部及び消防署における次に掲げる事務に留意し、文書事務に関して文書取扱主任を指揮し、文書事務の適正な運営に努めなければならない。
(1) 文書事務の管理統制に関すること。
(2) 文書事務の改善指導に関すること。
（文書取扱主任の設置）
第６条 文書管理単位ごとに文書取扱主任を置く。
２ 文書取扱主任は、文書管理単位における次に掲げる事務に従事し、文書主任と密接な連絡を図り、文書事務の適正な処理に務めなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 前各号のほか、文書の管理に関し必要な事項
（文書整理担当者の設置）
第７条 分署及び分遣所に文書整理担当者を置く。
２ 文書整理担当者は、文書取扱主任を補佐し、次に掲げる事務に従事する。
(1) 未処理文書の追求に関すること。
(2) 処理文書の整理に関すること。
(3) 文書の取扱いに要する簿冊の記載、整理に関すること。
(4) 前各号のほか、文書の整理及び保管に関し必要な事項
第８条 総務課長は、この規程による文書管理事務の円滑化を図るため、毎年１回以上文書主任又は文書取扱主任者会議を開催し、文書管理事務の適正化に努めなければならない。
（文書の編集方法及び期限）
第９条 文書は、別に定める文書分類表により保存年限別に分類し、次の各号により編集しなければならない。
(1) 各課、各署所ごとに保管してある文書は、翌年度末までに整理すること。
(2) 台帳、帳簿又はとじ込むことを必要とする文書は、翌年度５月31日までに製本し、整理すること。
２ 前項の編集の方法は、次の各号により行わなければならない。
(1) 会計年度又は暦年ごとに完結した順序により編集すること。
(2) 二以上の完結文書が保存年限を異にする場合において相互に密接な関係があるときは、その長期のものに一連文書として編集すること。
(3) 製本を要する文書については、前各号によるほか、次により編集すること。
ア 索引表（別記第１号様式）、表表紙（別記第２号様式）及び背表紙（別記第３号様式）をつけること。
イ 文書の厚さは、７センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊し、その区分を明らかにすること。
（文書の保存年限）
第10条 文書の保存年限は、法令その他別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。
(1) 第１種 永年
(2) 第２種 10年
(3) 第３種 ５年
(4) 第４種 ３年
(5) 第５種 １年
（保存年限の計算）
第11条 文書の保存年限の計算は、その完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、その完結の日の属する年の翌年の１月１日から起算する。
（文書の保存種別）
第12条 第１種に属する文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 組合条例、規則、規程、その他の書類
(2) 訟務に関する書類
(3) 行事、儀式に関する重要書類
(4) 消防史に関する重要書類
(5) 地方債の借入れ及び償還に関する書類
(6) 決算に関する重要な書類
(7) 土地、建物等財産の管理に関する書類
(8) 消防自動車の交通事故及び損傷事故等に関する書類
(9) 組合の沿革等に関する重要書類
(10) 事務引継ぎに関する重要な書類
(11) 退職手当及び退職年金等に関する書類
(12) 公務災害補償の年金に関する書類
(13) 職員の任免及び賞罰に関する書類
(14) 職員の懲戒及び分限に関する書類
(15) 防火対象物に関する重要書類
(16) 危険物製造所等の許可に関する書類
(17) 消防関係法令違反に対する警告、命令等に関する書類
(18) 火災調査に関する書類
(19) 大災害に関する書類
(20) 公務災害の認定に関する書類
(21) その他永年保存の必要があると認められる重要な書類
第13条 第２種に属する文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 陳情請願文書
(2) 服務に関する重要書類
(3) 表彰に関する書類
(4) 寄付採納に関する書類
(5) 協力団体に関する書類
(6) 救急活動記録票
(7) 備品の出納及び保管に関する書類
(8) その他10年間保存する必要があると認められる書類
第14条 第３種に属する文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 事務監査の重要な書類
(2) 公印に関する書類
(3) 公務災害の療養費、補償費、見舞金等の給付請求等の書類
(4) 職員共済の各種給付に関する書類
(5) 手数料、その他各種金銭の諸収入に関する書類
(6) 予算の執行に関する書類
(7) 所得税及び地方税に関する書類
(8) その他５年間保存する必要があると認められる書類
第15条 第４種に属する文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 幹部会議に関する書類
(2) 職員に係る各種証明書
(3) 事務計画に関する書類
(4) 教養の年間計画に関する書類
(5) 勤務上の義務制限の免除、許可及び承認に関する書類
(6) 特別休暇に関する書類
(7) 物品の出納、保管、払出し等に関する書類
(8) 救急業務に関する書類
(9) 第１種、第２種及び第３種に属しない文書で１年経過後も事件が起き、又は参考になると認められる書類
第16条 第５種に属する書類は、第１種から第４種までに属しない書類とする。
（保存文書等の引継ぎ）
第17条 各課署長は、編集の終わった保存年限５年以上の文書（以下「保存文書」という。）を保存文書引継書（別記第４号様式）により第９条第１項に定める期限までに文書主任に引き継がなければならない。ただし、当該課署において保管を必要とする文書については、保管文書目録（別記第５号様式）を文書主任に提出しなければならない。
２ 前項の規定により各課署において保管中の文書で、その保管の必要がなくなった場合は、当該課署長は、速やかに文書主任に引き継がなければならない。
（引継文書の整備及び補正）
第18条 文書主任は、保存文書の引継ぎを受けたときは、保存文書引継書により種別ごとに分類し、保存文書台帳として整備しておかなければならない。
２ 文書主任は、文書の引継ぎを受けたときは、文書分類及び保存年限の適否等について審査し、不適当なものがあるときは、当該文書の主管課署長に対してその修正を求めることができる。
（文書の保存整理）
第19条 文書主任は、引継ぎを受けた保存文書を所定の分類別及び保存種別ごとに区分して書庫に保存し、整理しておかなければならない。
（保存文書の閲覧等）
第20条 保存文書の閲覧又は借覧をしようとする者は、総務課長にその旨を申し出てその承認を受け、保存文書閲覧簿（別記第６号様式）により行う。
（保存文書の廃棄等）
第21条 保存してある文書で保存期間が経過したものは、文書主任が保存文書廃棄目録（別記第７号様式）に記入し、当該文書の主管課署長に通知し、廃棄するものとする。
２ 保存期間が満了した文書であっても保存の必要があると認められるものについては、当該課署長は、文書主任に連絡して保存の手続きをしなければならない。
３ 保存してある文書の廃棄については、各課署長は、保管文書廃棄引継書（別記第８号様式）により文書主任に引き継がなければならない。
第22条 この規程によりがたい文書の取扱い及びこの規程の実施に関する細目については、総務課長が定める。
附 則
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（平成19年３月30日消防長訓令第15号）
この条例は、平成19年４月１日から施行する。
附 則（平成25年３月28日消防長訓令第５号）
この条例は、平成25年４月１日から施行する。
附 則（平成29年３月21日消防長訓令第３号）
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。
別記
第１号様式（第９条関係）
第２号様式（第９条関係）
第３号様式（第９条関係）
第４号様式（第17条関係）
第５号様式（第17条関係）
第６号様式（第20条関係）
第７号様式（第21条関係）
第８号様式（第21条関係）