八戸地域広域市町村圏事務組合の部課かいに事務局等を設置する任意団体に関する取扱規程

（令和６年３月28日訓令第２号）

（趣旨）

第１条　この規程は、組合の部課かい（消防本部及び消防署を含む。以下同じ。）に事務局等を設置する任意団体の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

（任意団体の定義）

第２条　任意団体（以下「団体」という。）とは、公共の福祉を増進するため、主として組合の区域内において活動し、又は組合行政の運営に協力する団体をいう。

（事務局等の設置）

第３条　団体の事務局等を組合の部課かいに設置しようとする場合は、当該団体の代表者は、管理者の承認を得なければならない。

（承認申請の手続）

第４条　前条の承認を得ようとする者は、事務局等設置承認申請書（別記第１号様式）に次に掲げる書類を添えて管理者に提出しなければならない。

(1) 団体の規約又は会則等

(2) 団体の役員及び職員の名簿

(3) その他管理者が必要と認める書類

２　前項の申請の内容に変更があるときは、速やかに当該変更の手続をしなければならない。

（承認）

第５条　管理者は、前条第１項の申請があったときは、その内容を審査し、事務局等を設置することが適当であると認めるときは、これを承認し、事務局等設置承認書（別記第２号様式）を当該申請者に交付する。

（事務従事者の届出）

第６条　前条の規定により事務局等設置承認書の交付を受けた者（以下「事務局等設置者」という。）は、事務従事者届（別記第３号様式）により、速やかに預金の通帳（以下「通帳」という。）に使用する印章を保管する者、通帳を保管する者、直接経理事務を担当する者その他の団体の事務に従事する者を管理者に届け出なければならない。これらを変更したときも、同様とする。

（廃止）

第７条　事務局等設置者は、事務局等を廃止するときは、事務局等廃止届（別記第４号様式）により、あらかじめ管理者に届け出なければならない。

（承認の取消し）

第８条　次の各号のいずれかに該当するときは、第５条の規定による承認を取り消すことができる。

(1) 管理者が組合行政の運営に重大な支障があると認めるとき。

(2) 申請の内容に偽りがあるとき。

(3) この規程に違反したとき。

（管理の責任者）

第９条　団体の事務については、その団体で特に定めるものを除くほか、事務局等を設置する主管の部長（消防本部及び消防署に事務局等を設置する団体の事務にあっては、消防長。以下同じ。）が責任をもって管理し、その適正を図らなければならない。

（事務取扱の基準）

第10条　団体の事務取扱については、その団体で特に定めのあるものを除くほか、組合のこれらに関する諸規定を準用しなければならない。

（経理事務の処理方法）

第11条　団体の経理事務については、その団体で特に定めのあるものを除くほか、原則として、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 金銭は預金等により保管すること。

(2) 通帳に使用する印章は、主管課かい長が保管すること。

(3) 通帳は、班長又は主幹以上の職にある者が保管すること。ただし、通帳に使用する印章を保管する者が兼務してはならない。

(4) 直接経理事務を担当する者には、印章及び通帳のいずれも保管させないこと。

(5) 印章又は通帳を保管する者が不在となる場合は、事前にその期間中における支払額を予定して、払戻し、又は事後にその支払をすること。

(6) 前号の規定により難い場合は、前各号の趣旨に沿って他の職員に依頼して行うこと。

(7) 印章を保管する者は、毎月末日に通帳及び経理事務関係帳簿を検査し、その内容が符合した場合は、これに検印すること。

(8) 事故が発生した場合は、直ちに主管の部長を経て管理者に報告し、その後に処理すること。

（経理事務の監査等）

第12条　団体の経理事務については、毎年１回以上管理者が指定する職員の監査を受けなければならない。

２　前項の監査の結果、管理者が必要があると認める場合は、団体の関係者にその処理方法について適正な措置を求めることができる。

（その他）

第13条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附　則（令和６年３月28日訓令第２号）

１　この規程は、令和６年４月１日から施行する。

２　この規程の施行の際現に組合の部課かいに事務局等を設置する団体は、この規程の施行の日から令和６年４月30日までの間は、第５条の規定による承認を得ないで、引き続き組合の部課かいに事務局等を設置することができる。

３　前項の規定により第５条の規定による承認を得ないで引き続き組合の部課かいに事務局等を設置する団体は、令和６年４月30日までに、当該承認の申請をしなければならない。

別記

第１号様式（第４条関係）

第２号様式（第５条関係）

第３号様式（第６条関係）

第４号様式（第７条関係）