管理者が取り扱う個人情報の保護等に関する規則
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(平成18年9月13日規則第13号) |
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改正 |
平成27年10月5日規則第8号 |
平成28年3月30日規則第8号 |
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(趣旨)
第1条 この規則は、八戸地域広域市町村圏事務組合個人情報保護条例(平成18年八戸地域広域市町村圏事務組合条例第3号。以下「条例」という。)の規定に基づき、管理者が取り扱う個人情報の保護及び条例の運用状況の公表に関し必要な事項を定めるものとする。
(個人情報取扱事務登録簿)
第2条 条例第6条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿は、別記第1号様式によるものとする。
(保有個人情報開示請求書)
第3条 条例第15条第1項に規定する書面は、保有個人情報開示請求書(別記第2号様式)によるものとする。
(本人等であることの証明書類等)
第4条 条例第15条第2項(条例第22条第4項、第23条第3項、第26条第2項及び第32条第2項において準用する場合を含む。)に規定する実施機関が定める書類等は、次の各号に掲げる場合に応じ、当該各号に定める書類等とする。
(1) 本人が開示請求をしようとするとき 次に掲げるいずれかの書類等
ア 運転免許証、旅券、健康保険の被保険者証又は法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類等であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの
イ やむを得ない理由によりアに掲げる書類等を提示することができない場合には、当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するため管理者が適当と認める書類等
(2) 法定代理人が開示請求をしようとするとき 当該法定代理人に係る前号に掲げる書類等及び戸籍謄本その他法定代理人であることを証明する書類等
(3) 本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)が特定個人情報の開示請求をしようとするとき 当該任意代理人に係る第1号に掲げる書類等並びに本人の実印を押印した委任状及び本人の印鑑登録証明書その他任意代理人であることを証明する書類等
(開示請求の却下)
第5条 管理者は、次の各号のいずれかに該当するときは、保有個人情報開示・訂正・利用停止 請求却下通知書(別記第3号様式)により当該開示請求を却下するものとする。
(1) 開示請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。
(2) 条例第15条第3項の規定により開示請求書の補正を求められた者が同項の規定により指定された期間内にその補正をしないとき。
(開示決定通知書等)
第6条 条例第19条第1項に規定する書面は、保有個人情報開示決定通知書(別記第4号様式)によるものとする。
2 条例第19条第3項に規定する書面は、保有個人情報不開示決定通知書(別記第5号様式)によるものとする。
3 条例第19条第6項に規定する書面は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書(別記第6号様式)によるものとする。
4 条例第19条第7項に規定する書面は、保有個人情報開示決定等期間特例延長通知書(別記第7号様式)によるものとする。
(開示請求事案移送書等)
第7条 条例第20条第1項の規定により事案を移送する実施機関は、開示請求事案移送書(別記第8号様式)に当該事案に係る開示請求書及び関係書類を添付して移送を受ける実施機関に送付するものとする。
2 条例第20条第1項に規定する書面は、開示請求事案移送済通知書(別記第9号様式)によるものとする。
(第三者への通知事項等)
第8条 条例第21条第1項に規定する実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 開示請求に係る保有個人情報のうち、当該第三者に関する情報の内容
(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
(4) その他管理者が必要と認める事項
2 条例第21条第1項及び第2項に規定する意見書は、別記第10号様式によるものとする。
3 条例第21条第2項に規定する書面は、別記第11号様式によるものとする。
4 条例第21条第3項(条例第35条第4項において準用する場合を含む。)に規定する書面は、別記第12号様式によるものとする。
(電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示の方法)
第9条 条例第22条第1項第3号に規定する実施機関が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の区分に応じ、当該各号に定める方法とする。
(1) 用紙に出力することができる電磁的記録 当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又はその写しの交付
(2) 前号に掲げる電磁的記録以外の電磁的記録 当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧、聴取又は視聴
2 前項の規定にかかわらず、開示請求に係る次の各号に掲げる電磁的記録に記録されている保有個人情報について当該各号に定める方法による開示を容易に行うことができる場合においては、当該保有個人情報の開示の方法は、それぞれ当該各号に定める方法とすることができる。
(1) 前項各号に掲げる電磁的記録 当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を複写したものの交付
(2) 前項第1号に掲げる電磁的記録 当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧、聴取又は視聴
3 条例第22条第1項ただし書の規定は、保有個人情報が記録されている電磁的記録を用紙に出力したものによる開示について準用する。
4 電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を用紙に出力したものの写し若しくは当該電磁的記録を複写したもの又はこれらを複写したものを送付する場合を除き、管理者が条例第19条第1項の規定による開示決定の通知の際に指定する日時及び場所において行う。
(更なる開示の申出書等)
第10条 条例第22条第3項の規定による申出をしようとする者は、保有個人情報の更なる開示の申出書(別記第13号様式)を管理者に提出しなければならない。
2 管理者は、前項の申出書を受理したときは、速やかに、当該申出に応ずるものとし、当該申出をした者に対しその旨を別記第14号様式により通知するものとする。
3 条例第22条第2項及び前条第4項の規定は、第1項の申出に係る保有個人情報の開示について準用する。この場合において、条例第22条第2項中「実施機関が開示決定の通知」とあるのは「更に開示を受ける旨の申出に対する通知」と、前条第4項中「管理者が条例第19条第1項の規定による開示決定の通知」とあるのは「次条第2項の規定による通知」と読み替えるものとする。
(口頭による開示請求)
第11条 管理者は、条例第23条第1項の規定により開示請求があった場合において直ちに開示することができる保有個人情報を定めたときは、その旨を告示するものとする。
2 条例第23条第2項に規定する実施機関が定める方法は、閲覧又は口頭とする。
(保有個人情報訂正請求書)
第12条 条例第26条第1項に規定する書面は、保有個人情報訂正請求書(別記第15号様式)によるものとする。
(訂正請求の却下)
第13条 管理者は、次の各号のいずれかに該当するときは、保有個人情報開示・訂正・利用停止請求却下通知書により当該訂正請求を却下するものとする。
(1) 訂正請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。
(2) 条例第26条第2項において準用する条例第15条第3項の規定により訂正請求に係る書面の補正を求められた者が同項の規定により指定された期間内にその補正をしないとき。
(保有個人情報訂正決定通知書等)
第14条 条例第28条第1項に規定する書面は、保有個人情報訂正決定通知書(別記第16号様式)によるものとする。
2 条例第28条第2項に規定する書面は、保有個人情報不訂正決定通知書(別記第17号様式)によるものとする。
3 条例第28条第4項に規定する書面は、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(別記第18号様式)によるものとする。
4 条例第28条第5項及び第6項に規定する書面は、保有個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(別記第19号様式)によるものとする。
(訂正請求事案移送書等)
第15条 条例第29条第1項の規定により事案を移送する実施機関は、訂正請求事案移送書(別記第20号様式)に当該事案に係る訂正請求書及び関係書類を添付して移送を受ける実施機関に送付するものとする。
2 条例第29条第1項に規定する書面は、訂正請求事案移送済通知書(別記第21号様式)によるものとする。
(保有個人情報訂正実施通知書等)
第16条 条例第30条第1項に規定する書面は、保有個人情報訂正実施通知書(別記第22号様式)によるものとする。
2 条例第30条第2項に規定する書面は、保有個人情報訂正実施済通知書(別記第23号様式)によるものとする。
(保有個人情報利用停止請求書)
第17条 条例第32条第1項に規定する書面は、保有個人情報利用停止請求書(別記第24号様式)によるものとする。
(利用停止請求の却下)
第18条 管理者は、次の各号のいずれかに該当するときは、保有個人情報開示・訂正・利用停止 請求却下通知書により当該利用停止請求を却下するものとする。
(1) 利用停止請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。
(2) 条例第32条第2項において準用する条例第15条第3項の規定により利用停止請求に係る書面の補正を求められた者が同項の規定により指定された期間内にその補正をしないとき。
(保有個人情報利用停止決定通知書等)
第19条 条例第34条第1項に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定通知書(別記第25号様 式)によるものとする。
2 条例第34条第2項に規定する書面は、保有個人情報利用不停止決定通知書(別記第26号様式)によるものとする。
3 条例第34条第4項に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(別記第27号様式)によるものとする。
4 条例第34条第5項及び第6項に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書(別記第28号様式)によるものとする。
(諮問実施通知書)
第20条 条例第35条の2第2項の規定による通知は、行政不服審査会諮問実施通知書(別記第29号様式)により行うものとする。
(苦情申出処理簿)
第21条 管理者は、個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、個人情報苦情申出処理簿(別記第30号様式)に、苦情の申出の内容、苦情の申出に対する処理内容等を記録しておくものとする。
(管理者が出資する法人)
第22条 管理者は、条例第39条第1項の規定により法人を定めたときは、当該法人の名称及び主たる事務所の所在地を告示するものとする。
(運用状況の公表)
第23条 条例第40条の規定による運用状況の公表は、毎年度の6月30日までに、その前年度における運用状況を次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 公衆の見やすい場所に掲示し、又は閲覧所を設けて公衆の閲覧に供する方法
(2) インターネットを利用して閲覧に供する方法
2 前項の公表は、次に掲げる事項について行うものとする。
(1) 開示請求の件数及び開示決定等の状況
(2) 訂正請求の件数及び訂正決定等の状況
(3) 利用停止請求の件数及び利用停止決定等の状況
(4) 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等についての審査請求の件数並びにこれらについての裁決の状況
(5) その他必要と認める事項
附 則
この規則は、平成18年10月1日から施行する。
附 則(平成27年10月5日規則第8号)
この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成28年3月30日規則第8号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
別記
第1号様式(第2条関係)
第2号様式(第3条関係)
第3号様式(第5条、第13条、第18条関係)
第4号様式(第6条関係)
第5号様式(第6条関係)
第6号様式(第6条関係)
第7号様式(第6条関係)
第8号様式(第7条関係)
第9号様式(第7条関係)
第10号様式(第8条関係)
第11号様式(第8条関係)
第12号様式(第8条関係)
第13号様式(第10条関係)
第14号様式(第10条関係)
第15号様式(第12条関係)
第16号様式(第14条関係)
第17号様式(第14条関係)
第18号様式(第14条関係)
第19号様式(第14条関係)
第20号様式(第15条関係)
第21号様式(第15条関係)
第22号様式(第16条関係)
第23号様式(第16条関係)
第24号様式(第17条関係)
第25号様式(第19条関係)
第26号様式(第19条関係)
第27号様式(第19条関係)
第28号様式(第19条関係)
第29号様式(第20条関係)
第30号様式(第21条関係)