八戸地域広域市町村圏事務組合文書編集保存規程
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（平成18年３月31日訓令第２号） |
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改正 |
平成27年４月１日訓令第２号 |
令和３年８月３日訓令第２号 |
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（この規程の趣旨）
第１条 この規程は、当組合事務局の文書の的確な整理及び保存を図るため、その編集及び保存について必要な事項を定めるものとする。
（文書整理の原則）
第２条 文書は、この規程の定めるところにより、完結した順に常時整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、閲覧又は非常災害に際しいつでも持出しができるように準備しておかなければならない。
（文書の編集方法及び期限）
第３条 文書は、別に定める文書分類表により保存年限別に分類し、次により編集しなければならない。この場合において、文書分類又は保存年限等について疑義があるときは、課長（課、室、所等の長をいう。以下同じ。）は、総務課長と協議して定めなければならない。
(1) ファイリング・キャビネットに保管してある文書は、翌年度末までに文書等保存箱に格納し整理すること。
(2) 台帳、帳簿又はとじこむことを必要とする文書は、翌年度７月末までに製本し整理すること。
２ 前項の編集の方法は、次により行わなければならない。
(1)
会計年度又は暦年ごとに完結した順序により編集すること。
(2) 一つの文書で二つ以上の分類に属するものは、最も関係の深い分類で編集し、また付属図面等で編集に不便なものは、適宜結束し、紙袋又は文書等保存箱に入れて保存すること。この場合において、その旨を当該文書の索引等に記入すること。
(3) 当該年度又は年を超えて処理した文書でその文書が相互に関係があり、かつ、同一事件として編集することが適当なものに限り、当該文書のうちの長期間の保存年限とすること。
(4)
製本を要する文書については、前３号によるほか、次により編集すること。
ア 索引表（別記第１号様式）、表表紙（別記第２号様式）及び背表紙（別記第３号様式）をつけること。
イ 文書の厚さは、７センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊し、その区分を明らかにすること。
（保存年限及びその起算方法）
第４条 文書の保存年限は、法令その他別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。
(1)
第１種 30年
(2)
第２種 10年
(3)
第３種 ５年
(4)
第４種 １年
２ 保存年限の起算は、文書の完結した翌年度又は翌年からとする。
（文書の保存種別）
第５条 第１種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1)
組合議会の議案、会議録及び議決書類
(2)
組合条例、規則、規程その他の例規に関する原議書
(3)
重要な事業計画及びその実施に関する書類
(4)
組合の沿革に関する書類
(5)
異議の申立て、審査請求、訴訟、和解、あっせん、調停及び仲裁に関する書類
(6)
上級官庁の指令、通達等で将来の参考となる重要な書類
(7) 公有財産の取得、管理及び処分並びに公の施設及び営造物の設置及び管理に関する重要な書類
(8)
契約及び許可、認可等に関する重要な書類
(9)
地方債の借入れ及び償還に関する重要な書類
(10)
官公庁あての文書で将来重要な例証又は参考となる書類
(11)
職員の任免及び賞罰に関する書類
(12)
退職手当及び退職年金等に関する書類
(13)
事務の引継ぎに関する重要な書類
(14)
その他30年保存の必要があると認められる重要な書類
２ 第２種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 組合条例、規則その他の法令により処分したものの重要な書類（前項第８号に該当するものを除く。）
(2)
現金及び有価証券の出納に関する書類
(3)
備品の出納及び保管に関する書類
(4)
陳情、請願等に関する書類
(5)
その他10年間保存する必要があると認める書類
３ 第３種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1)
文書の収受発送に関する書類
(2)
物品（備品を除く。）の出納及び保管に関する書類
(3)
予算の執行に関する書類
(4)
その他５年間保存する必要があると認める書類
４ 第４種に属する文書は、第１種から第３種までに属しない文書とする。
（文書の保存整理）
第６条 課長は、編集の終わった保存を要する文書（以下「保存文書」という。）を所定の分類別及び保存種別ごとに区分して書庫等に保存し整理しておかなければならない。
（保存文書の通知）
第７条 課長は、保存文書について、文書目録（別記第４号様式）を作成し、第３条第１項に定める期限までに総務課長に提出しなければならない。
（保存文書台帳の整備）
第８条 総務課長は、文書目録の提出を受けたときは、種別ごとに分類し、保存文書台帳として整備しておかなければならない。
（保存文書の閲覧等）
第９条 課長は、保存文書の閲覧又は借覧をしようとする職員があるときは、保存文書閲覧簿（別記第５号様式）により行う。
２ 保存文書を借覧した者は、これを他に転貸し、抜き取り、追補、訂正又は庁外に持ち出してはならない。ただし、課長の承認を得たときは、この限りでない。
３ 前２項の規定は、課長の管理する文書の閲覧等に準用する。
（保存文書の廃棄等）
第10条 課長は保存してある文書で保存期間が経過したものについては、保存文書廃棄目録（別記第６号様式）を、総務課長に提出した上で廃棄しなければならない。
２ 保存中の文書であっても保存の必要がないと認められるものについては、前項の規定に準じて廃棄することができる。
３ 保存期間の満了した文書であっても保存の必要があると認められるものについては、当該課長は、保存期間延長文書目録（別記第７号様式）を総務課長に提出しなければならない。
（入庫者の制限）
第11条 書庫には、職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、課長の承認を得たときは、この限りでない。
（補則）
第12条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、総務課長が定める。
附 則
１ この規程は、公布の日から施行する。
２ 八戸地域広域市町村圏事務組合文書取扱規程（平成５年八戸地域広域市町村圏事務組合訓令第４号）の一部を次のように改正する。
第27条を次のように改める。
第27条 完結文書の編集及び保存は、八戸地域広域市町村圏事務組合文書編集保存規程（平成18年訓令第２号）に定めるところによる。
附 則（平成27年４月１日訓令第２号）
この規程は、平成27年４月１日から施行する。
附 則（令和３年８月３日訓令第２号）
この訓令は、令和３年８月３日から施行する。
別記
第１号様式（第３条関係）
第２号様式（第３条関係）
第３号様式（第３条関係）
第４号様式（第７条関係）
第５号様式（第９条関係）
第６号様式（第10条関係）
第７号様式（第10条関係）