八戸地域広域市町村圏事務組合文書取扱規程

		（平成５年８月31日訓令第４号）
改正	平成15年３月31日訓令第３号		平成17年３月31日訓令第２号
	平成18年３月31日訓令第２号		平成25年３月29日訓令第４号

第１章　総則

（この規程の目的）

第１条　この規程は、別に定めのあるものを除くほか、当組合における文書の取扱について、必要な事項を定めることを目的とする。

（文書取扱の原則）

第２条　文書は、正確かつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

（文書取扱責任者）

第３条　各課（これに準ずるものを含む。以下同じ。）に文書取扱責任者１人を置く。

２　前項の文書取扱責任者は、所属長が職員のうちから指名し、文書主管課長に報告するものとする。

３　文書取扱責任者は、上司の命を受けて当該課の文書等に関する次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書等の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) ファイリング・キャビネット内のガイド、個別フォルダー及び文書の整理に関すること。

(4) 完結文書の編集、整理及び引継ぎに関すること。

(5) その他文書の処理に関し必要な事項

（文書の種類）

第４条　文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

ア　条例

イ　規則

(2) 公示文書

ア　告示

イ　公告

(3) 令達文書

ア　規程

イ　訓令

ウ　指令

エ　達

(4) 一般文書

往復文書及び部内文書その他の文書で法規文書、公示文書及び令達文書以外のもの

（文書等の取扱いに必要な帳票）

第５条　文書等の取扱いに必要な帳票等は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 文書処理簿（別記第１号様式）

(2) 金券処理簿（別記第２号様式）

(3) 収受印（別記第３号様式）

(4) 電報発信票（別記第４号様式）

(5) 郵便切手受払簿（別記第５号様式）

（文書の収発記号、番号及び分類記号）

第６条　文書処理簿に記入する文書には、収発記号、番号及び分類記号を付さなければならない。

２　収発記号は、「八広」に課の頭文字を加えて用いるものとする。ただし、課の頭文字によりがたいときは、当該主管課長が文書主管課長と協議して定める。

３　収発番号は、会計年度及び各課ごとの一連番号による。ただし、同一事件については、その事件の完結するまで同一の番号を用いるものとする。

４　第１項の規定にかかわらず、軽易な文書については、収発番号にかえて「号外」の文字を付さなければならない。

５　分類記号は、別に定める文書分類表によるものとする。

（公布番号及び令達番号）

第７条　法規文書、公示文書及び令達文書には、文書主管課に備え付けてある公布令達文書番号簿（別記第６号様式）により、番号を付さなければならない。ただし、管理者が必要があると認めるものについては、別に定める様式を用いることができる。

２　前項の番号は、別に定めるものを除き、暦年（指令及び達については会計年度）ごとの一連番号によるものとする。

（議案番号）

第８条　議会議案には、議案番号簿（別記第７号様式）により番号を付さなければならない。

２　前項の番号は、暦年ごとの一連番号によるものとする。

第２章　文書等の収受及び配付

（文書等の収受及び配付）

第９条　到着した文書は、当該職員が収受し、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、親展、秘扱い又は入札等の表示のあるものを除き、すべて開封し、発信者名の上欄余白に収受印を押し、文書処理簿に必要事項を記入する。ただし、軽易な文書及び常例的な文書は、その記入を省略するものとする。

(2) 親展文書は、封筒の表面余白に収受印を押し、文書処理簿に必要事項を記入する。

(3) 現金、有価証券及び金券を添付した文書は、金券処理簿に必要事項を記入する。

(4) 訴えの提起、異議の申立てその他収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、第１号による手続のほか、発信者名の上欄余白に収受の時刻を明記し、認印を押して封筒を添付する。

(5) 封筒に入札等の表示のある文書は、閉封のままとし、封筒の表面余白に収受の時刻を明記して認印及び収受印を押し、文書処理簿に必要事項を記入する。

(6) 電報は、第１号の手続により処理し、親展は開封のままとする。

(7) 小包及び小荷物には、収受印を押さなければならない。

２　執務時間外に到着した文書等の取扱いは、電報その他緊急を要すると認められるものを除き、次の登庁時限後直ちに前項の規定により処理しなければならない。

（文書等の配付）

第10条　前条の規定により処理された文書は、当該職員が当該課の文書取扱責任者に配付しなければならない。ただし、前条第１項第３号の手続をした文書等は、当該課の担当班長に配付し、その受領印を受けなければならない。

２　文書等の配付の場合において、二以上の課に関連する文書等は、その関連の最も深い課に配付するものとする。この場合において、当該課を定めがたいときは、上司の指示を受けなければならない。

第３章　文書の処理

（配付を受けた文書等の処理）

第11条　前条第１項の規定により文書等の配付を受けた文書取扱責任者は、当該文書等を課長の査閲に供しなければならない。ただし、親展文書は、あて名人に直接配付しなければならない。

２　課長は、前項の査閲をしたときは、その処理方針を担当班長に指示し、速やかに処理させなければならない。ただし、次の各号の一に該当するときは、文書の余白に「一応供覧」と朱記し、先に上司の供覧に付さなければならない。

(1) 重要な文書等で上司の指示により処理する必要のあるもの

(2) 当該文書等の処理について調査等のため日時を要するもの

（主管でない配付文書等の返付）

第12条　文書取扱責任者は、配付を受けた文書等で課の主管でないと認められるものは、直ちに当該職員に返付しなければならない。

２　配付を受けた親展文書で開封後秘密に属せず一般文書の手続を必要とするときは、あて名人は、その文書の欄外余白に認印を押し、封筒を添えて当該職員へ返付しなければならない。

（配付文書の処理期限）

第13条　配付を受けた文書は、原則として５日以内に処理しなければならない。

（起案）

第14条　文書の起案は、起案用紙（別記第８号様式）を用い、次の各号に従って行わなければならない。ただし、軽易な文書又は常例的な文書については、第16条の規定により処理する場合のほか、当該文書の余白に「供覧完結」と朱記し、必要事項を記入して処理することができる。

(1) 起案の理由、趣旨、方針等を明記すること。

(2) 起案の経過を知りやすくするため、必要に応じてその参考資料又は関係法規の抜書き等を添えること。

(3) 文章は、努めて平易簡明にし、訂正をした場合にはその箇所に認印を押すこと。

（重要な起案等）

第15条　重要な文書の起案は、当該文書の上欄に「重要」と朱記し、秘密を要するものについては「秘」と朱記し、当該課長が持ち回りして決裁を得なければならない。

２　急を要する文書の起案は、赤紙を起案書上部にはりつけ、当該部課長が持ち回りして決裁を得なければならない。

（帳票による処理）

第16条　軽易な文書又は訂正を命ずるものは、付せん（別記第９号様式）により処理するものとする。

２　常例的な文書は、帳票により処理するものとする。

（決裁区分）

第17条　起案用紙の決裁区分の欄には次の区分により当該各号に定める文字を記入し、当該用紙の押印欄のうち不要な欄に斜線を引かなければならない。

(1) 管理者の決裁を要するもの　管理者

(2) 副管理者が専決できるもの　副管理者

(3) 部長が専決できるもの　部長

(4) 次長が専決できるもの　次長

(5) 課長が専決できるもの　課長

２　前項各号に掲げる者以外の者が専決できるものに係る起案用紙の決裁区分の欄は、同項各号の規定の例による。

（一般文書の審査）

第18条　次条の規定により文書が回付されたときは、文書主管課長は、文体、用字、用語その他について審査しなければならない。

２　前項の審査の結果訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

（合議）

第19条　起案の内容が他の部課に関連のある場合は、当該関係部課に合議しなければならない。

２　合議は、主管の部課を最初とし、関係の深い課から順次行わなければならない。

３　合議事件について関係課の意見が異なる場合は、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、意見を記入した付せんを添えて上司の指示を受けなければならない。

４　起案文書の回議中原案を加除訂正した場合は、その箇所に認印を押し、特に重要な事項を訂正したときは、欄外にその理由を記入して押印しなければならない。

５　合議文書は、直ちに処理し、調査等のため日時を要するときは、起案課に連絡しなければならない。

６　第１項の規定にかかわらず、行政能率上合議を要しない事務は別に例示する。

（合議文書の処理後の供覧）

第20条　合議文書で特に緊急処理を要し、合議のいとまがないときは、上司の決裁を得て処理後供覧しなければならない。

（合議文書再供覧の明示）

第21条　合議文書について、合議を受けた課において再供覧を要するときは、当該文書にその旨を明示しなければならない。

（変更又は廃止した原案の通知）

第22条　重要な合議文書で上司の命により当該原案を変更又は廃止したときは、起案者がその旨を合議先に通知しなければならない。

第４章　発送

（発信者名）

第23条　文書の発信は、管理者名を用いる。ただし、軽易な文書及び組合内あての文書は、副管理者名、事務局長名、部長名若しくは課長名又は部課名を用いることができる。

（発送文書の公印及び割印）

第24条　発送文書は、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認めるものは、これを省略することができる。

２　発送文書で特に重要なものは、割印を押さなければならない。

（発送の手続）

第25条　文書等を発送する場合は、各課において、次の各号に掲げるところにより、所定の時刻までに行わなければならない。

(1) 発送文書は、郵便料金計器で処理すること。

(2) 前号により処理した文書は、当該処理した日に発送すること。

第５章　文書の整理及び保存

（文書の整理）

第26条　文書は、すべて事件の完結するまで順次整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

２　課長及び文書取扱責任者並びに文書主管課の職員は、常に事務処理の促進を図るよう未処理文書の整理に努めるものとする。

３　事件が完結したときは、当該職員は、その文書に「完結」と朱記し、直ちに起案文書及び文書処理簿に完結年月日を記入する手続をしなければならない。

（完結文書の編集及び保存）

第27条　完結文書の編集及び保存は、八戸地域広域市町村圏事務組合文書編集保存規程（平成18年訓令第２号）に定めるところによる。

附　則

この規程は、平成５年９月１日から施行する。

附　則（平成15年３月31日訓令第３号）

この規程は、平成15年４月１日から施行する。

附　則（平成17年３月31日訓令第２号）

この規程は、平成17年４月１日から施行する。

附　則（平成18年３月31日訓令第２号）

１　この規程は、公布の日から施行する。

２　八戸地域広域市町村圏事務組合文書取扱規程（平成５年八戸地域広域市町村圏事務組合訓令第４号）の一部を次のように改正する。

　第27条を次のように改める。

第27条　完結文書の編集及び保存は、八戸地域広域市町村圏事務組合文書編集保存規程（平成18年訓令第２号）に定めるところによる。

附　則（平成25年３月29日訓令第４号）

この規程は、平成25年４月１日から施行する。

別記

第１号様式（第５条、第６条、第９条、第26条関係）

第２号様式（第５条、第９条関係）

第３号様式（第５条、第９条関係）

　

第４号様式（第５条関係）

第５号様式（第５条関係）

第６号様式（第７条関係）

第７号様式（第８条関係）

第８号様式（第14条、第17条関係）

第９号様式（第16条、第19条関係）